La Presidente del Tribunale per i Minorenni di Venezia, Dott. Adalgisa Fraccon, ha comunicato la seguente nota dd. 28/03/2011 prot. n. 52:
«È stato rilevato che alcuni difensori estraggono copia degli atti processuali mediante l’uso di scanner portatili ovvero che estraggono copia di atti e documenti contenuti in CD o DVD, mediante trasferimento degli stessi su supporti portatili come ad esempio chiavette USB.
«Queste nuove modalità di estrazione delle copie pongono dei problemi per quanto riguarda il pagamento dei diritti di copia, visto che tali procedure non sono espressamente previste dalla normativa vigente. Tuttavia si ritiene che proprio in base alle disposizioni emanate dal legislatore e dal Ministero il problema possa essere risolto nel modo che segue.
«Per quanto riguarda le copie scannerizzate, le cancellerie avranno cura di far pagare i relativi diritti di copia secondo i normali canoni previsti per le copie cartacee secondo le tabelle già note. A questo proposito si ribadisce che l’esazione del diritto di copia deriva da una disposizione di natura fiscale e non costituisce una forma di rimborso per l’uso di fotocopiatrice, carta ed inchiostro (vedi le due note allegate del Ministero).
«Diverso è il problema per ciò che concerne l’uso di dispositivi portatili come chiavette USB o addirittura PC, per la copia di materiale contenuto in CD e DVD. Ebbene per motivi di sicurezza informatica è assolutamente vietato collegare dispositivi del genere ai computer dell’Amministrazione. È evidente infatti da un lato che nel dispositivo utilizzato dall’utenza potrebbero essere contenuti, sia pure inconsapevolmente, virus o altri files che potrebbero non solo il singolo PC cui si collega, ma in astratto tutte le macchine collegate alla Rete Giustizia. Inoltre mentre un file copiato su DVD non riscrivibile, non è modificabile e non può dar luogo a nessuna contestazione, un file copiato su dispositivi come quelli in parola può essere facilmente modificato e quindi potenzialmente dar luogo a contestazioni. In conclusione qualora una parte abbia interesse a copiare atti e documenti contenuti su CD o DVD, dovrà chiederne copia su supporto analogo e pagare i diritti di cancelleria previsti dalla vigente normativa.»
Di seguito, si riportano le note del Ministero della Giustizia, Dipartimento per gli Affari di Giustizia, Direzione Generale della Giustizia Civile citate nel testo della Presidente.
Nota del 13/09/2006: «(OMISSIS) se siano dovuti i diritti di copia nel caso in cui le parti processuali provvedano direttamente alle spese per il rilascio di copia. Trattasi nel caso specifico di dover provvedere al rilascio di centinaia di migliaia di copie relative a documentazione sequestrata ed affidata in custodia per le quali l’ufficio sopra menzionato asserisce di non poter provvedere, per carenza di fondi e strutture organizzative (macchinari, carta, personale, ecc.). e che, pertanto, le medesime dovranno essere necessariamente effettuate, a spese delle parti, da una copisteria sono la diretta responsabilità del custode.
«Con riferimento alla sopra esposta problematica la scrivente Direzione Generale è del parere che l’esazione dei diritti di copia deve avvenire nella misura fissata dal legislatore secondo la tariffa prevista dalla relativa tabella allegata al D.P.R. 115/2002.
«Trattasi. infatti, di una disposizione di natura fiscale non altrimenti derogabile anche nei casi, del tutto eccezionali, ove per esigenze processuali il rilascio di rilevanti quantità di copie non può essere fronteggiato con l’ausilio del personale in servizio (anche ricorrendo ad eventuali applicazioni temporanee) e dei mezzi tecnici in possesso dell’ufficio.»
Nota del 27/02/2007: «(OMISSIS) se sia dovuta la maggiorazione del diritto di copia quando il richiedente non manifesti l’urgenza e, comunque, le medesime vengano rilasciate entro due giorni dalla richiesta.
«Con riferimento all’accennata problematica la scrivente Direzione Generale è del parere che l’esazione del diritto di copia deve avvenire nella misura fissata dal D.P.R. 115/2002.
«In particolare l’art. 270 della richiamata disposizione legislativa prevede la triplicazione del diritto di copia quando il rilascio, su supporto cartaceo senza e con certificazione di conformità, avviene entro due giorni dalla richiesta.
«Trattasi di una disposizione di natura fiscale, non altrimenti derogabile, in cui i termini dell’urgenza sono fissati dal legislatore, e non dalla parte richiedente.
«Ne discende, quindi, che, nell’ipotesi di rilascio di copie nel temine dei due giorni, è dovuta la maggiorazione che si aggiunge al diritto fissato in via ordinaria.»
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